Sering kali, perencana dan peserta liburan perusahaan menganggap aktivitas ini hanyalah pertemuan tim semata, tapi dengan tambahan bonus seperti makan malam mewah atau bermain golf. Akan tetapi, ini sebenarnya kesempatan berharga untuk membangun budaya perusahaan dengan memindahkan tim dari tekanan harian mereka untuk mempertimbangkan organisasi yang lebih besar – menjauh dari lingkungan kantor. Tapi, masih saja banyak dari acara liburan perusahaan ini yang hanya berjalan biasa saja dan tidak ada dampak apa pun. Mengapa? Karena diperlukan sejumlah persiapan matang jika ingin acaranya berhasil – waktu yang bagi banyak organisasi tidak bisa luangkan. Struktur dari liburan perusahaan juga sama pentingnya dengan keperluan logistik, antara lain tempat, agenda dan perjalanan, untuk memastikan para karyawan turut serta dalam acaranya dan lebih penting lagi berbaur satu sama lain.
Mengapa keikutsertaan karyawan begitu penting?
Aktivitas dan agendanya adalah cara bagi Anda menarik perhatian karyawan dan menjaga mereka tetap ikut serta sepanjang liburan eksekutif berlangsung. Memiliki perencanaan dan tujuan terarah untuk kegiatannya sangatlah penting karena akan mendorong hasil. Pikirkan tentang apa yang ingin Anda raih, perilaku yang ingin Anda kembangkan, atau dinamika yang ingin Anda ubah, dan pastikan semua ini sudah ditentukan dengan matang dari awal. Pengalaman telah menunjukkan bahwa memang banyak yang memilih untuk menjalankan hari yang dinamis dibiarkan mengalir begitu saja dengan diskusi topik luas, namun biasanya ini tidak menghasilkan pembicaraan yang produktif. Agenda yang terencana jauh lebih efektif, lengkap dengan tujuan-tujuan serta hasil yang jelas untuk setiap aktivitasnya.
Semua peserta harus bisa dengan mudah memahami bahwa diskusi mereka akan membantu menggerakkan organisasi menuju tujuan utamanya. Ketika mencari cara untuk meningkatkan keikutsertaan karyawan dalam liburan perusahaan, dukungan dan partisipasi dari eksekutif atas bisa membuatnya berhasil atau gagal. Karena anggota tim senior memiliki pengaruh tinggi terhadap perusahaan, mereka bisa dimanfaatkan untuk memotivasi yang lain agar berpartisipasi, dan menghadirkan perasaan lebih kuat akan pentingnya acara. Jika para karyawan secara aktif turut serta, hasil yang didapatkan akan cenderung melekat dalam diri mereka ketika mereka kembali ke tempat kerja.
Bagaimana caranya mengikutsertakan karyawan pada acaranya?
Menyewa instruktur tamu atau pembicara motivator adalah cara yang bagus untuk mendorong diskusi dan mampu menempatkan liburan perusahaan menjadi berbeda dengan pertemuan biasa. Tapi Anda harus memastikan pembicara yang diundang cocok dengan tim Anda dan tidak hanya sebagai pembawa acara 'suruhan perusahaan'. Mendiskusikan tujuan atau capaian luas akan aktivitas Anda kepada pembicara tentu akan memungkinkan mereka menyesuaikan presentasinya dengan tepat, jadi mereka bisa melampaui ekspektasi Anda. Memiliki acara yang lebih menarik (atau tidak biasa) mampu menjadi pendorong keberhasilan acara tim.
Aktivitas team building yang menyenangkan jangan diabaikan, terutama ketika para peserta kemungkinan besar akan duduk dalam waktu yang lama. Energisers, sesi 'peregangan' interaktif, atau tambahan menarik lainnya dalam aktivitas bisa membantu menyegarkan hari dan mendorong motivasi – ini bisa berupa icebreakers musikal, kompetisi atau turnamen penuh. Dalam organisasi yang lebih besar, aktivitas ini bermanfaat untuk mendorong terbentuknya interaksi antar anggota tim yang biasanya tidak berkomunikasi.
Menghadirkan fasilitator eksternal untuk merencanakan dan menjalankan kegiatannya, seperti Team Building Asia, bisa sangat berharga bagi liburan tim. Mereka bebas untuk menilai dan mengeksplorasi prosesnya tanpa ada ide-ide kaku tentang dinamika tim. Mereka idealnya akan ikut dalam proses perencanaan sehingga mereka bisa mengenal bisnisnya dan tujuan-tujuannya sehingga kegiatannya memiliki dampak yang baik. Untuk memastikan usaha keras dalam acaranya tidak hilang begitu saja, penting sekali untuk membuat perencanaan matang untuk langkah selanjutnya dan kesempatan untuk memberikan umpan balik setelah acara selesai. Konsolidasikan berbagai catatan dan tindakan dalam satu dokumen untuk disebarkan pada semua peserta. Pastikan juga untuk mengevaluasi acara liburan perusahaannya, menelaah keberhasilan dan kegagalan, serta peningkatan lain untuk kesempatan mendatang.
Simpulan utama
Mengalokasikan waktu dan usaha untuk merencanakan aktivitas yang menarik dan mengikutsertakan semua karyawan bisa membuat perbedaan besar akan hasil yang didapat dari kegiatan hari itu. Liburan perusahaan yang berhasil bisa memiliki dampak yang lebih luas terhadap organisasi, menciptakan cara baru untuk berkomunikasi dan keberlangsungan serta secara positif mengubah dinamika tim.
