Untuk berhasil meraih suatu tujuan, sebuah tim membutuhkan strategi untuk meraih tujuan tersebut, serta perencanaan untuk menerapkan strategi tersebut - sesederhana apa pun itu. Akan tetapi, bahkan perencanaan yang paling sempurna sekali pun dapat menjauhkan tim dari keberhasilan jika rencana tersebut tidak memungkinkan fleksibilitas menghadapi keadaan yang terus berubah-ubah, situasi tak terduga, dan berbagai kebutuhan anggota tim.
Peak Performance, permainan pembelajaran berbasis pengalaman dari Catalyst Global, menggunakan simulasi ekspedisi Gunung Everest untuk mengajarkan para tim cara membangun rencana yang bisa secara efektif beradaptasi dengan kondisi yang berubah-ubah.
Perencanaan untuk yang Tak Terduga
Walaupun lingkungan perusahaan dan mendaki gunung mungkin tampak sangat berbeda jauh, namun keduanya sama-sama mengharuskan para tim untuk bekerja bersama agar dapat berhasil.
Dalam pendakian, banyak bagian dari perencanaan yang sudah pasti, sementara sebagian lainnya harus tetap dijaga agar fleksibel. Kondisi cuaca yang cepat berubah-ubah. Klien yang tampaknya sudah punya pengalaman mendalam dan tingkat kesehatan prima bisa gagal menghadapi lingkungan pegunungan. Dengan mempraktikan secara mendalam skenario "bagaimana jika" jauh sebelum mereka mulai mendaki gunung, tim pendaki bisa mempersiapkan diri untuk yang tak terduga.
“Kami pergi mendaki gunung dengan perencanaan hebat, perencanaan elegan,”
David Finlay Breashears, pendaki gunung dari Amerika, Kepemimpinan: Pelajaran Kepemimpinan dari yang Berhasil, 2006.
“Perencanaan yang bagus membuat Anda gesit, tidak mudah terjebak. Perencanaan kita memberikan kita pilihan … ruang gerak.”
Sama halnya dalam bisnis, menjadi fleksibel agar dapat menyesuaikan proyek sepanjang perjalanan dan membuat penyesuaian terhadap peraturan dan kebutuhannya sangatlah penting. Jika para tim membuat perencanaan mereka terlalu kaku, mereka akan kesulitan untuk dapat secara efektif merespon perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis. Mempersiapkan berbagai macam skenario yang berbeda-beda memungkinkan mereka beradaptasi pada keadaan yang berubah-ubah dengan cara yang tepat dan tangkas, dapat melihat apa penghalangnya atau apa yang perlu diatur agar dapat menyederhanakan proses pemecahan masalah dan membuat kemajuan nyata.
Pendekatan Seimbang terhadap Perencanaan
Dalam bisnis, juga dalam mendaki, sangatlah penting untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat kemajuan. Menekankan tindakan-tindakan dan capaian berbasis waktu yang dapat diukur adalah kunci sukses dalam proyek, tapi terlalu terpaku pada rinciannya juga bisa menghambat dalam pengambilan tindakan yang diperlukan dalam menghadapi permasalahan yang tak terduga, merenggut moral semangat tim, dan pada akhirnya menggagalkan kemajuan menuju tujuan bersama.
Dalam persiapan mendaki Everest, perencanaan dan pelatihan makan waktu berbulan-bulan, terkadang bertahun-tahun: orang yang tepat dengan pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan harus dipilih, para pendaki harus bersiap secara fisik, perencanaan finansial harus dilengkapi, peralatan yang dibutuhkan harus dicari dan dibawa, dan perencanaan serta jadwal pendakian nyata harus dibuat berdasarkan penelitian mendalam. Kemudian, ketika terdapat perubahan kondisi cuaca pegunungan, anggota terluka, peralatan rusak atau hilang, dan tantangan lainnya, bisa mendorong jadwal pendakian keluar jalur. Tim harus mampu bersama menangani tantangan-tantangan ini, berkomunikasi dengan efektif, tetap tenang dan positif, dan menyelesaikan permasalahan agar dapat mengubah rencana awal menjadi lebih baik menghadapi perubahan.
“Kita harus mendaki sesuai kondisi gunung, bukan kita,” kata Breashears
Dalam kondisi bisnis, perubahan keadaan jarang membuat nyawa terancam, tapi sama berbahayanya bagi kesuksesan tujuan tim.
Dengan cara yang menarik dan menyenangkan, Peak Performance menempatkan para peserta dalam situasi yang membutuhkan kemampuan perencanaan dan komunikasi tim sambil tetap menuntut fleksibilitas perencanaan melalui pemahaman dan pertimbangan situasi yang berubah-ubah yang dapat menyebabkan hambatan terhadap rencana. Membuat para peserta sadar akan pentingnya perencanaan fleksibel agar sukses.
